SISTEMAS DE INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL
Un sistema de información, es todo proceso por el cual se recopila, se clasifica, se procesa, se interpreta y se resumen muchos datos con el fin de sacar unas conclusiones y con el propósito de orientar la toma de decisiones en la empresa u organización. Estos sistemas de información y las tecnologías de la información han logrado cambiar la forma como operan las organizaciones actuales, pues con su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones. En el sentido más amplio, un sistemas en un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común.
Nuestra sociedad está rodeado de sistema por ejemplo cualquier persona experimenta sensaciones físicas gracias a un complejo sistemas nerviosos formados por el cerebro, la médula espinal, los nervios, etc. Una organización es un sistema. Sus componentes mercadotecnia, manufactura, ventas, investigación, etc. trabajan juntos para crear utilidad que beneficien a la organización o empresa. Todo sistema organizacional depende, en mayor o menor medida, de una entidad abstracta denominada sistemas de información. Este sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa como la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización.
Para mantener su funcionamiento, estos sistemas deben estar bajo control. Por ejemplo necesita satisfacer ciertos estándares de desempeño. La cantidad de artículos fabricados debe cumplir con determinada cuota, además de alcanzar niveles aceptables de calidad y costo. Hay varias maneras de nombrar a los sistemas de información: • Sistema de información organizacional.
• Sistema de información y decisión.
• Sistema de información de gestión.
• Sistema de procesamiento de datos.
En general, cabe decir que, ante el volumen y complejidad de los datos a procesar, es indispensable la incorporación de herramientas informáticas. Pero, en contra de una generalizada creencia, un sistema de información orientado hacia la planificación, la decisión ejecutiva y el control no es simplemente un conjunto de computadoras. Es un sistema de funciones y relaciones que vincula las herramientas informáticas, la organización, el personal capacitado, la comunidad a la que se sirve y la conducción del gobierno local. Técnicamente, lo esencial de ese sistema es la información, registrada, procesada y comunicada mediante computadoras, programas informáticos y técnicos idóneos.
ADMINISTRATIVO Y DOCUMENTAL
Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos .
La industria informática, por motivos de marketing o, simplemente, por mal conocimiento del sector, ofrece como documentales soluciones que sirven perfectamente para gestionar documentos administrativos, pero no para gestionar documentación científico-técnica.
Por otro lado, en los departamentos de informática de las empresas, es frecuente que el personal informático desconozca el hecho de que existen programas especialmente diseñados para ese tipo de documentos y, normalmente, tienden a imponer aquellas soluciones que conocen bien, pero que no proporcionan a los documentalistas las herramientas adecuadas para su trabajo.
Sin embargo, tanto los profesionales de la información como la industria deberían estar interesados en no confundir estos dos tipos de sistemas, porque lo contrario conduce a los profesionales a errores de implantación; y a la industria, a errores de marketing.
Por ello, en el momento de considerar la adquisición de un sistema documental, es importante disponer de criterios que ayuden, bien a adoptar las decisiones de compra más correctas, bien a disponer de argumentos de negociación con el departamento de informática.
FUENTES DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL
Este artículo se ha estructurado en tres partes: en la primera se discute el problema de la designación y la diferencia entre las dos clases principales de sistemas que actualmente la industria de la información denomina "documentales", aunque solo una de ellas sea documental en el sentido que le damos los documentalistas. En la segunda parte se detallan las características técnicas más importantes de estos sistemas documentales, explicando el modelo clásico. En la tercera parte, se describen algunas variaciones sobre este modelo clásico No conviene confundirlos, aunque son conceptos concluyentes: El
documento es el soporte de la fuente.
Se habla de documentos escritos, documentos sonoros, documentos
cinematográficos. Los documentos tienen su tipología (públicos, privados, etc.) La mayor parte de las veces se les utiliza como sinónimos, y las partes que vienen a continuación podrían nombrarse tratamiento documental, crítica documental, etc., aunque no sea estricto.
BIBLIOTECAS VIRTUALES
Un conjunto de colecciones que se publican vía web, al servicio de una comunidad específica. Conformada por contenidos comerciales, propios de la institución o de un sector específico, además de recursos open-source (opcional) y las herramientas tecnológicas para lograr una visibilidad del sector al que va dirigida la biblioteca virtual, en la que se registren los usuarios que se benefician de esta herramienta educativa.
